Articolo pubblicato su mondodiritto.it.
L’ordinanza ingiunzione in commento, qui il testo integrale, appare particolarmente interessante perchè ribadisce la necessità per i Titolari del trattamento (un Comune italiano nel caso specifico) di strutturarsi con procedure interne ed indirizzo mail dedicato a riscontrare le richieste di cui agli artt. 15 – 22 gdpr entro il termine previsto.
Come è noto, l’art. 12 del Regolamento europeo 679/2016 (GDPR) prevede che il Titolare del trattamento debba fornire all’interessato le informazioni relative all’azione intrapresa riguardo a una richiesta ai sensi degli articoli da 15 a 22 del Regolamento senza ingiustificato ritardo e, comunque, al più tardi entro un mese dal ricevimento della richiesta stessa (par. 3). Se non ottempera alla richiesta dell’interessato, il Titolare del trattamento deve informare l’interessato senza ritardo, e al più tardi entro un mese dal ricevimento della richiesta, dei motivi dell’inottemperanza e della possibilità di proporre reclamo a un’autorità di controllo e di proporre ricorso giurisdizionale (par. 4). Il Titolare è, inoltre, tenuto ad adottare misure appropriate per fornire agli interessati tutte le comunicazioni di cui agli articoli da 15 a 22 del Regolamento (par. 1).
Non hanno evitato l’irrogazione della sanzione le giustificazioni, pervenute nei termini, dell’Ente comunale in questione, il quale aveva reso noto che l’”istanza di diritto di acceso a dati personali è pervenuta al Comune […] nel contesto di un’attività di aggiornamento del sistema privacy e più precisamente delle misure organizzative atte a garantire la tutela dei dati personali ed a soddisfare le richieste dei diritti degli interessati ai sensi degli artt. 15 e ss. del GDPR”. In particolare il Comune aveva indicato come indirizzo mail per ricevere le suddette istanze, un indirizzo pec utilizzato anche per molti altri servizi. Si legge nelle controdeduzioni che “la scelta della suddetta PEC aveva carattere temporaneo, in quanto era in previsione l’apertura di un canale di comunicazione dedicato alla gestione delle richieste dei diritti degli interessati in materia privacy”. Solo qualche mese dopo il Comune avrebbe dedicato a questo genere di istanze un indirizzo mail dedicato privacy@ proprio allo scopo di evitare errori o ritardi nell’indirizzamento delle richieste ai soggetti competenti nonché nell’evasione tempestiva delle stesse.
Nonostante, inoltre, il Comune avesse fornito prova di aver adottato (successivamente ai fatti contestati) con delibera di Giunta Comunale n. 6 in data 15/01/2020 […] un’apposita procedura interna denominata “Procedura per la gestione delle istanze degli interessati”, il cui ritardo sarebbe stato determinato “dalle difficoltà organizzative interne al Comune che si sono susseguite nel corso dei diversi mesi, anche in ragione del periodo di transizione relativo al pensionamento del Segretario Generale, identificato come Referente Privacy a livello organizzativo, ed alla nomina ed insediamento del nuovo [Segretario Generale]”, il Garante, valutato il notevole lasso di tempo intercorso tra la data in cui l’interessato ha esercitato i propri diritti e quella in cui il Comune gli ha fornito riscontro, nonché della mancata adozione di misure appropriate volte a soddisfare le richieste di esercizio dei diritti degli interessati e, di contro, che si tratta del primo caso di mancato riscontro che abbia interessato il Comune, ha deciso di irrogare la sanzione pecuniaria di € 2.000,00.
Appare quindi di estrema utilità per ogni Titolare del trattamento, in particolare per coloro che gestiscono i dati di un numero elevato di interessati, dotarsi di una policy interna per la gestione delle istanze degli interessati che non può prescindere dall’utilizzo di un indirizzo mail dedicato per la ricezione delle istanze di cui agli artt. 15 – 22. Pur non essendo espressamente prevista dalla normativa comunitaria, questo accorgimento verrà certamente giudicato con favore in ossequio al principio di accountability.