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Come cambiano i controlli nei confronti dei dipendenti e di chi accede a pubblici uffici, servizi postali, bancari e finanziari e ad altre attività commerciali
Con il DPCM 21 gennaio 2022, dal 1° febbraio è fatto obbligo a chi accede a pubblici uffici, servizi postali, bancari e finanziari e altre attività commerciali di esibire il green pass “base”; dal 15 febbraio il green pass rafforzato (ottenuto mediante vaccinazione o guarigione) è esteso ai lavoratori pubblici e privati dai 50 anni di età, per l’accesso ai luoghi di lavoro.
1. Il Decreto-legge 7 gennaio 2022, n. 1
Il Decreto-legge n. 1/2022 (pubblicato sulla G.U. n. 4 del 7/1/2022) recante “Misure urgenti per fronteggiare l’emergenza COVID-19 in particolare nei luoghi di lavoro, nelle scuole e negli istituti di formazione superiore” ha introdotto, a partire dall’8 gennaio 2022, l’obbligo vaccinale per i cittadini (italiani, dell’UE e stranieri) che hanno compiuto i 50 anni di età e a partire dal 15 febbraio 2022, l’obbligo dei lavoratori cinquantenni di possedere il Super Green Pass per poter accedere ai luoghi di lavoro (cioè rilasciato a seguito di completamento del ciclo vaccinale o guarigione).
Pertanto, a partire dall’8 gennaio fino al 15 giugno 2022 il nuovo decreto prevede l’estensione del suddetto obbligo vaccinale a coloro i quali abbiano compiuto 50 anni di età o che li compiono in data successiva al’8 gennaio 2022 (data di entrata in vigore del DL) fermo restando il termine del 15 giugno 2022.
Sono esentati dall’obbligo vaccinale i cittadini cinquantenni in caso di accertato pericolo per la salute, in relazione a specifiche condizioni documentate, accertate dal medico curante o dal medico vaccinatore, secondo i criteri definiti dal Ministero della Salute.
I lavoratori soggetti all’obbligo vaccinale che comunicano di non essere in possesso della certificazione o che risultano privi della stessa al momento dell’accesso ai luoghi di lavoro, sono considerati assenti ingiustificati, senza conseguenze disciplinari e con diritto alla conservazione del rapporto di lavoro, fino alla presentazione della predetta certificazione e comunque non oltre il 15 giugno 2022. Per il periodo in cui la vaccinazione è omessa o differita, il datore di lavoro adibisce i dipendenti a mansioni anche diverse, senza decurtazione della retribuzione.
Per i giorni di assenza ingiustificata, non sono dovuti la retribuzione né altro compenso o emolumento. Inoltre, tutte le imprese, indipendentemente dal numero dei lavoratori occupati, fino al 15 giugno 2022, dopo il quinto giorno di assenza ingiustificata, potranno sospendere il lavoratore per la durata corrispondente a quella del contratto di lavoro stipulato per la sostituzione, comunque per un periodo non superiore a dieci giorni lavorativi, rinnovabili fino al predetto termine.
Sono previste le seguenti sanzioni amministrative: il lavoratore che non possegga o non esibisca, per l’accesso nei luoghi di lavoro, il Green Pass è punito con la sanzione da 600 a 1.500 euro, raddoppiata in caso di recidiva; ai datori di lavoro che non svolgono le dovute verifiche è applicabile una sanzione da 400 a 1.000 euro, raddoppiata in caso di recidiva e in caso di violazione dell’obbligo vaccinale per i cittadini che hanno compiuto 50 anni (o che li compiono dall’8 gennaio 2022 fino al 15 giugno 2022) è prevista, dal Ministero della Salute per il tramite dell’Agenzia delle Entrate, l’irrogazione di una sanzione amministrativa di 100 euro.
2. Dipendenti e verifica del green pass
Sull’argomento avevamo già scritto in due precedenti articoli (Green pass: gli adempimenti privacy e Green pass e privacy: si cambia di nuovo) nei quali provavamo a mettere in ordine tra i numerosi adempimenti privacy necessari al datore di lavoro per essere in regola con la normativa di settore.
Se, quindi, nel primo periodo di introduzione dell’obbligo di verifica del certificato verde, considerata l’esigenza di calibrare le attività di verifica attraverso l’adozione di misure di sicurezza idonee a garantire la tutela della riservatezza dell’interessato, il datore di lavoro era tenuto a: delegare gli incaricati alle verifiche con atto formale recante le necessarie istruzioni sull’esercizio dell’attività di verifica; provvedere alla loro formazione sui nuovi compiti che erano chiamati ad assolvere; predisporre le informative ai sensi dell’art. 13 del Regolamento europeo 679/2016 (gdpr) e ad aggiornare il registro dei trattamenti (art. 30 gdpr), con le modifiche introdotte la legge 19 novembre 2021, n. 165 (che ha convertito, con modificazioni, il Decreto-legge n. 127/2021), è stata concessa facoltà ai lavoratori di consegnare al proprio datore di lavoro copia della propria certificazione verde COVID-19, ottenendo l’esonero dai controlli per tutta la durata della relativa validità.
Tale apertura improvvisa, oltre a segnare un dirompente cambio di rotta con il passato, ha messo in seria difficoltà i datori di lavoro che invece avevano ormai strutturato i controlli e adeguato l’intera organizzazione sul consolidato principio secondo il quale non era possibile conservare la copia del green pass.
Ebbene, la recente modifica della norma in commento ha ulteriormente appesantito i controlli in capo al datore di lavoro (e di conseguenza in capo ai delegati) in quanto, a partire dal 15 febbraio 2022 è fatto obbligo a questi ultimi di verificare che i lavoratori ultracinquantenni posseggano il Green Pass “rafforzato” per poter accedere ai luoghi di lavoro.
“I datori di lavoro pubblici dicuiall’articolo 9-quinquies del decreto-legge n. 52 del 2021, i datori di lavoro privati di cui all’articolo 9-septies del decreto-legge n. 52 del 2021 (…), sono tenuti a verificare il rispetto delle prescrizioni di cui al comma 1 per i soggetti sottoposti all’obbligo di vaccinazione di cui all’articolo 4-quater che svolgono la propria attività lavorativa nei rispettivi luoghi di lavoro. Le verifiche delle certificazioni verdi COVID-19 di cui al comma 1 sono effettuate con le modalità indicate dall’articolo 9, comma 10, del decreto-legge n. 52 del 2021” (art. 4 quinquies comma 2).
Tale previsione normativa avrà l’effetto di appesantire le procedure di controllo poiché occorrerà fare in modo che ai soggetti delegati sia comunicato: quali sono i dipendenti che non hanno ancora compiuto i 50 anni di età (per i quali è ancora consentito l’accesso con il green pass “base”), quelli che hanno compiuto i 50 anni di età (per i quali è invece richiesto il green pass “rafforzato”) ed infine quelli che scelgono di avvalersi della facoltà di consegnare il green pass che quindi sono esentati dai controlli fino alla data di scadenza del certificato (o, come vedremo alla sua revoca).
Sarà quindi facile prevedere, almeno per i primi giorni di entrata in vigore della norma in commento, una aumentata difficoltà e macchinosità dei controlli (si pensi ai delegati che dovranno selezionare di volta in volta sulla App VerificaC19 il tipo di green pass richiesto, prima della scansione).
Sarà necessario coinvolgere tutte le figure a vario titolo interessate (Titolare del trattamento, Referenti privacy, DPO, R.S.P.P., fornitori esterni) per mettere in campo, a seconda dei diversi contesti una policy che contemperi, da una parte, la necessità di agevolare i controlli, evitando il formarsi di file all’ingresso, dall’altra di aderire al dettato normativo (evitando l’applicazione delle sanzioni ivi menzionate).
I delegati al controllo, pertanto, dovranno essere portati a conoscenza dei nominativi dei dipendenti ultracinquantenni e di quelli che hanno consegnato il green pass al datore di lavoro. Tutti gli altri potranno accedere con il green pass base.
A tal proposito, si potranno concordare, a seconda delle diverse esigenze, l’utilizzo di un database consultabile da sistema informativo e costantemente aggiornato, oppure la consegna di uno stampato che contenga tali informazioni.
Nel caso di utilizzo di totem che effettuano la lettura del green pass, occorrerà riprogrammare le macchine per consentire il “doppio controllo” per i dipendenti e quello “base” per utenti e visitatori di pubblici uffici, servizi postali, bancari e finanziari e altre attività commerciali.
Qualsiasi sia la scelta è bene tenere presente la necessità di porre in essere misure adeguate a difesa dei trattamenti posti in essere, avendo cura di rendere edotti i delegati mediante apposite istruzioni e corsi di formazione.
È bene, inoltre, ricordare che il green pass è oggi revocabile e quindi diventa molto importante effettuare quotidianamente gli aggiornamenti della app Verifica C19 sui dispositivi adibiti al controllo, per consentire di scaricare l’elenco dei certificati revocati. È, quindi, consigliabile, laddove possibile, utilizzare strumenti informatici di proprietà del datore di lavoro, adeguatamente aggiornati ed utilizzati solo a tale scopo.
3. Fornitori e verifica del green pass
Ai sensi dell’art. 4 quinquies n. 3. “Il possesso delle certificazioni verdi COVID-19 di cui al comma 1 da parte dei soggetti sottoposti all’obbligo di vaccinazione di cui all’articolo 4-quater che svolgono la loro attività lavorativa, a qualsiasi titolo, nei luoghi di lavoro è effettuata dai soggetti di cui al comma 2, nonché dai rispettivi datori di lavoro” (articolo 1, D.L. n. 1/2022). Così come in passato, nel caso di dipendenti che prestano la propria opera lavorativa al di fuori della propria sede di lavoro, il controllo potrà essere effettuato oltre che dal proprio datore di lavoro, anche presso la sede in cui prestano la propria opera professionale.
In altre parole, anche sulla verifica del possesso del green pass ai fornitori vige il “doppio controllo” del green pass base e rafforzato a seconda che abbiano o meno compiuto il cinquantesimo anno di età. Tale controllo si aggiunge a quello della temperatura corporea.
4. Obbligo di verifica del green pass base per coloro i quali accedono a pubblici uffici, servizi postali, bancari e finanziari e altre attività commerciali
Dal prossimo 1° febbraio anche per l’accesso agli uffici pubblici (ad alcuni uffici privati e attività commerciali) è necessario mostrare il possesso del green pass.
Ciò determina la necessità per i Titolari del trattamento di strutturarsi per essere pronti ad effettuare le prescritte verifiche.
Sia che si tratti di uffici di piccole dimensioni, sia che si tratti di uffici ad ampio bacino di utenza, occorrerà predisporre ogni misura necessaria per fare in modo che, oltre al controllo della temperatura, vengano verificati anche i green pass “base” degli utenti o fruitori dei servizi.
Anche in questo caso valgono gli stessi accorgimenti, ossia la predisposizione di una informativa sul trattamento dei dati per il controllo del green pass, l’aggiornamento del registro dei trattamenti (andrà infatti specificato che i destinatari del trattamento sono – anche – gli utenti) oltre che gli accorgimenti sopra evidenziati per i delegati al controllo. In questo caso particolare, stante la numerosità degli utenti interessati, occorrerà prestare particolare attenzione all’informativa che dovrà essere affissa presso tutti gli ingressi ove avvengono i controlli e, se possibili anche pubblicata sul sito web del Titolare.
Nel caso si facesse affidamento su società terze per effettuare questi controlli (si pensi ai fornitori di totem per la lettura del green pass o società di vigilanza incaricate anche di questo adempimento), non si potrà prescindere dal sottoscrivere con loro un accordo di nomina ex art. 28 gdpr.
5. Quali sono le “altre attività commerciali” previste dalla norma
Per quanto concerne le “altre attività” per le quali è necessario il possesso del green pass, l’art 3. del Decreto-legge n. 1/2022, indica i “pubblici uffici, servizi postali, bancari e finanziari, attività commerciali, fatti salvi quelli necessari per assicurare il soddisfacimento di esigenze essenziali e primarie della persona”. L’allegato 1 del DPCM 21 gennaio 2022, chiarisce, invece, quali sono le attività commerciali di vendita al dettaglio ove non è necessaria l’esibizione del green pass “1. Commercio al dettaglio in esercizi specializzati e non specializzati di prodotti alimentari e bevande (ipermercati, supermercati, discount di alimentari, minimercati e altri esercizi di alimenti vari), escluso in ogni caso il consumo sul posto. 2. Commercio al dettaglio di prodotti surgelati. 3. Commercio al dettaglio di animali domestici e alimenti per animali domestici in esercizi specializzati. 4. Commercio al dettaglio di carburante per autotrazione in esercizi specializzati. 5. Commercio al dettaglio di articoli igienico-sanitari. 6. Commercio al dettaglio di medicinali in esercizi specializzati (farmacie, parafarmacie e altri esercizi specializzati di medicinali non soggetti a prescrizione medica). 7. Commercio al dettaglio di articoli medicali e ortopedici in esercizi specializzati. 8. Commercio al dettaglio di materiale per ottica. 9. Commercio al dettaglio di combustibile per uso domestico e per riscaldamento”.
L’accesso ad attività commerciali per esigenze non definite “essenziali e primarie” è consentito solo previa esibizione del green pass base (cfr. tabella attività consentite https://www.governo.it/sites/governo.it/files/documenti/documenti/Notizie-allegati/tabella_attivita_consentite.pdf).
Anche per le attività sottoposte all’obbligo di esibizione del green pass vale l’osservanza degli adempimenti di cui sopra, seppure, in applicazione del principio di accountability, tenuto conto della natura, del campo di applicazione, del contesto e delle finalità del trattamento, nonché dei rischi di varia probabilità e gravità per i diritti e le libertà delle persone fisiche, occorrerà adeguare le misure tecniche e organizzative adoperate per garantire ed essere in grado di dimostrare, che il trattamento dei dati personali è effettuato conformemente al gdpr (art. 24 gdpr).